Puheenjohtajamme Heikki kutsui hallituksen koolle kotiinsa Kuopioon maanantaiksi 24.3.2025 klo 14.
Ennen kokouksen alkua nautimme päiväkahvit ja vaihdoimme kuulumiset. Kahvitellessa Pekka avasi teams-yhteyden, jonka kautta Satu-Maarit liittyi kokoukseen kotoaan Varkaudesta. Satu-Maarit teki näin historiaa kautta aikain ensimmäisenä kokoustajana Teams yhteydellä Vartiaiset ry hallituksen kokouksissa.
- Heikki kopautti nuijaa pöytään ja avasi kokouksen.
- Todettiin, että meitä on paikalle Heikin lisäksi Pekka, Antero ja Satu-Maarit. Kaikki varsinaiset jäsenet ovat siis paikalla. Kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Heikki johtaa puhetta ja hoitaa myös sihteerin tehtävät.
- Esityslistassa kohdassa muut asiat käsitellään seuraavat asiat
- keskustellaan Vartiaiset ry:n arkiston siirtämisestä uuteen paikkaan
- päätetään seuraavan kokouksen ajankohdasta
- Edellinen kokouksemme oli 10.2.2025. Luettiin kokouksen pöytäkirja. Todettiin sen olevan kokouksen kulun mukainen ja samalla se allekirjoitettiin.
- Käsittelimme yhdistyksen taloudellista tilannetta. Totesimme, että yhdistyksellä on 24.3.2015 tilillä rahaa 1641,05 €. Vuoden 2024 tilinpäätös valmistuu 30.4.2024. Kirjanpitäjä toimittaa yhdistyksen veroilmoituksen verottajalle 30.4.2025 mennessä.
- Päätettiin, että Pekka päivittää yhdistyksen tiedot yhdistysrekisteriin ja Danske pankkiin. Heikki on yhteydessä Sukuseurojen keskusliittoon ja ilmoittaa sinne uudet yhteystiedot.
- Vartiaiset ry:n vuosikokous pidetään lauantaina 16.8.2025 Kuopiossa Hotelli Iso-Valkeisella. Kokoustila on varattu. Olemme olleet yhteydessä Kuopion markkinointijohtajaan Kirsi Soiniseen saadaksemme kokoukseen henkilön pitämään Kuopio esittelyn. Keskusteltiin kokousohjelmasta. Päätettiin, että ohjelma valmistellaan seuraavaan kokoukseen mennessä.
- Sukuselvityksiä edellisen kokouksen jälkeen on tehty kaksi kappaletta. Jouni Kainulainen on vastannut Timo Ilolan sukuselvityspyyntöön sekä selvittänyt myös Merja Kankaanpään ja Pekka Vartiaisen sukuhaarat.
- Pekka ja Jouni Kainulainen ovat keskustelleet mahdollisuudesta siirtää tiedot sukututkimusohjelmasta kotisivuille. Näyttää siltä, että se on hyvinkin mahdollista sillä rajoituksella, että alle 100 vuotta nuorempia tietoja ei saa esittää julkisessa lähteessä. Pekka ja Jouni valmistelevat asiaa eteenpäin ja kun siinä päästään eteenpäin niin sivuilla tiedotamme asiasta.
- Pekka on aloittanut kotisivujen päivityksen. Pekan yritys Hämähäkkimiehet tukee työtä niin, että Pekan lisäksi yrityksen työntekijät Noora Vartiainen ja Pasi Saastamoinen osallistuvat sivujen päivitykseen ja uudistamiseen. Heidän lisäkseen työhön osallistuu myös Satu-Maarit Vartiainen. He muodostavat kotisivujen ylläpitotiimin, kokoontuvat viikolla 13 ja päättävät, kuinka työ etenee. Tavoitteena on rakentaa selkeä rytmiikka sivuille tuotavaan materiaaliin. Missio tuottaa uudenlaista modernimpaa suhtautumista sukuseuratoimintaan.
- Antero ilmoitti, että yritysjärjestelyjen vuoksi sukuseuran arkistolle on etsittävä uusi paikka kuluvan vuoden loppuun mennessä. Keskusteltiin asiasta. Sovittiin, että käydään kesällä arkistolla ja mitataan materiaalin tarvitsema koko hyllymetreinä. Samalla etsimme vaihtoehtoja arkiston uudeksi paikaksi.
Sovimme, että seuraava hallituksen kokous pidetään maanantaina 12.5.2025 klo 14.00 osoitteessa Heikin kotona osoitteessa Kasarmikatu 10 B 28 70110 KUOPIO.
- Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.23.
Virallinen pöytäkirja kokouksesta ilmestyy hieman myöhemmin.