Puheenjohtajamme Heikki kutsui hallituksen koolle Kaaville Elemenco Oy:n tiloihin keskiviikkona 12.6.2025 klo 12.
Kokouksen teemana oli hallituksen kokouksen lisäksi perehtyä Vartiaiset ry:n arkistoon ja valmistella sen siirtämistä uuteen paikkaan. Sitä varten Matti Asomäki ajeli paikalle etelästä.
Ennen kokouksen alkua nautimme päiväkahvit ja vaihdoimme kuulumiset. Antero osallistuu kokoukseen puhelinyhteydellä.

1. Heikki oli unohtanut sukuseuran puheenjohtajan nuijan kotiinsa mutta kopsautti nyt lusikalla pöytään ja avasi kokouksen.
2. Todettiin, että meitä on paikalle Heikin lisäksi Pekka, Satu-Maarit, Antero ja Matti Asomäki hallituksen varajäsenenä. Kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Heikki johtaa puhetta ja hoitaa myös sihteerin tehtävät.
3. Hyväksyttiin puheenjohtajan laatima esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
4. Edellinen kokouksemme oli 12.5.2025. Luettiin kokouksen pöytäkirja. Todettiin sen olevan kokouksen kulun mukainen ja samalla se allekirjoitettiin.
5. Käsittelimme yhdistyksen taloudellista tilannetta. Totesimme, että yhdistyksellä on 12.6.2025 tilillä rahaa 866,09 €.
6. Pekka esitteli yhdistyksen tilinpäätöksen, joka osoitti 1425,73 € ylijäämää. Vuonna 2023 tulos oli plussaa 917,40 €. Allekirjoitettiin tilinpäätös. Matti Asomäki toimittaa tilinpäätöksen toiminnantarkastaja Kare Vartiaiselle ja Heikki lähettää sähköpostilla kokouspöytäkirjat.
7. Heikki on toimittanut POP Pankki Järvi-Suomen vaatimat asiapaperit tilinavaamista varten pankkiin heti edellisen hallituksen kokouksen jälkeen. Pankista ei ole oltu yhteydessä. Päätettiin odottaa pankin yhteydenottoa ja tilinavaamista.
8. Vartiaiset ry:n vuosikokous pidetään lauantaina 16.8.2025 Kuopiossa Hotelli Iso-Valkeisella. Ilmoittautuminen on klo 10 alkaen. Puheenjohtaja esitteli laatimansa tulo- ja menoarvion sekä toimintasuunnitelman vuodelle 2026. Keskusteltiin siitä ja hyväksyttiin se muutoksitta. Vuosikokouksessa käsitellään sääntömääräiset asiat. Kokousesitelmän pitää eversti evp Asko Muhonen. Esitelmän aihe on ”Naton alkutaipaleelta kokonaisturvallisuuteen Kuopiossa”.
   Sukututkija Jouni Kainulainen tulee myös paikalle. Hänellä on sukututkimusohjelma koneellaan ja hänen kanssaan voi keskustella ja selvittää omaan sukuun liittyviä asioita.
   Kokouksessa pidetään myös arpajaiset. Heikki hankkii arvat. Hallituksen jäsenet tuovat palkintoja ja Satu-Maarit junailee arvan myynnit ja arvonnan paikan päällä.
   Lounas on omakustanteinen mutta päätöskahvit tarjoaa yhdistys. Kahvin ja leivoksen hinta on noin 16 €/henkilö.
   Kokouskutsu lähetetään jäsenmaksulaskutuksen yhteydessä sähköpostilla ja niille, joiden sähköpostia ei tiedetä niin paperipostina.
9. Pekka on valmistellut jäsenmaksulaskutusta. Laskutus tapahtuu nyt vanhoilla pankkiyhteyksillä Danske pankin kautta. Laskutus lähetetään muutaman päivän kuluessa yhteensä 115 henkilölle sähköpostilla tai paperipostina.
10. Matti Asomäki kertoi Vartiaiset ry:n arkistosta. Päätettiin, että arkisto siirretään hallituksen voimin uuteen paikkaansa Kuopioon keskiviikkona 9.7.2025 Heikin peräkärrillä. Kokouksen jälkeen siirryttiin arkistoon ja kuulimme Matilta monta mielenkiintoista sukuseuraan liittyvää tarinaa. Saimme hyvän kuvan arkiston rakenteesta.
11. Muita asioita ei ollut
12. Seuraavan kokouksen ajankohtaa ei lyöty lukkoon. Se pidetään vuosikokouksen jälkeen syyskuussa.
13. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.45.

Pöytäkirja ladattavissa tästä linkistä!