Puheenjohtajamme Heikki kutsui hallituksen koolle kotiinsa Kuopioon tai teams -yhteydellä maanantaiksi 12.5.2025 klo 14.
Ennen kokouksen alkua Heikki ja Antero nauttivat päiväkahvit. Yhteyksien muodostumisen jälkeen vaihdoimme kuulumiset.
- Heikki toivotti kaikki tervetulleeksi kokoukseen ja avasi kokouksen.
- Todettiin, että meitä on paikanpäällä fyysisesti Heikin ja Antero. Teams-yhteydellä kokoukseen osallistuvat Pekka ja Satu-Maarit. Kaikki varsinaiset jäsenet ovat siis paikalla. Kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Heikki hoitaa myös sihteerin tehtävät.
- Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi lisäyksellä, että kohdaksi 3.1. käsitellään tiedotusasiat
3.1 Tiedotusasiana kirjataan pöytäkirjaan, että Sukuseurojen keskusliitto on lähettänyt pitkän odotuksen jälkeen kultaiset ansiomitalit, jotka luovutamme Paula Vartiaiselle ja Tapio Vartiaiselle. Samassa postissa Sukuseurojen keskusliitolta tuli kaksi kappaletta sukuviestejä.
- Tarkastettiin ja allekirjoitettiin 24.3.2025 pidetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja.
- Tässä kohtaa käsiteltiin yhdistyksen taloudellista tilannetta. 12.5.2025 on yhdistyksen tilillä rahaa 1049,38 €. Merkittäviä laskuja, mitä edellisen kokouksen jälkeen on maksettu, ovat Sukuseurojen keskusliiton 190 € jäsenmaksu vuodelta 2024 ja Sukuseurojen keskusliitolle kahdesta kultaisesta ansiomitalista maksettu 300 €.
- Keskusteltiin yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksen valmistumisesta. Pekka on ollut yhteydessä kirjanpitäjään ja odotamme, että kirjanpito valmistuu piakkoin.
- Pekka ilmoitti, että hän on päivittänyt yhdistyksen tiedot yhdistysrekisteriin 7.5.2025.
- Keskustelimme yhdistyksen pankkipalveluista. Todettiin, että 10.2.2025 pidetyssä hallituksen kokouksessa päätettiin yhdistyksen tilinkäyttöoikeuksien siirtymisestä Heikki Vartiaiselle ja Pekka Vartiaiselle. Samalla päätimme siirtää yhdistyksen tilin Danske Pankista POP Pankki Järvi-Suomeen. Avaamme yhdistykselle käyttötilin ja hankimme siihen verkko-oikeudet.
- Aiemmin olemme jo päättäneet, että Vartiaiset ry:n sukupäivä ja vuosikokous järjestetään Kuopiossa Hotelli Iso-Valkeisella lauantaina 16.8.2025 klo 10 alkaen. Keskusteltiin vuosikokouksen läpiviennistä. Suunnittelimme vuoden 2026 tulo- ja menoarviota. Antero esitti, että jäsenmaksu olisi 30 € henkilöltä ja 40 € koko samassa taloudessa asuvilta perheenjäseniltä. Päätettiin, että Heikki laatii keskustelun pohjalta tulo- ja menoarvion ja toimintasuunnitelman.
Heikki on sopinut eversti evp Asko Muhosen kanssa, että tämä tulee pitämään kokousesitelmän aiheesta NATO ja kokonaisturvallisuus Kuopiossa.
Päätettiin myös, että sukupäivän aikana järjestetään myös arpajaiset ja valokuvaus. Kaikki hallituksen jäsenet hankkivat arpajaispalkinnon arpajaisiin.
Vuosipäivän aikana osallistujilla on myös mahdollista keskustella sukututkijoiden kanssa.
Päätettiin myös. että lounas on omakustanteinen mutta yhdistys tarjoaa osallistujille päätöskahvit.
Sovittiin, että Heikki laatii sukupäivän ohjelman kellonaikoineen. Kutsu sukupäivään ja vuosikokoukseen lähetetään sähköpostilla ja yhdistyksen nettisivuilla toukokuun aikana. Päätettiin myös, että niillä, joilla ei ole sähköpostia niin lähetetään kutsu paperipostina.
- Keskusteltiin jäsenmaksulaskutuksesta. Päätettiin, että se hoidetaan heti toukokuussa, kun pankkipalvelut POP Pankki Järvi-Suomeen on avattu. Samassa postituksessa lähetetään tiedotuskirje ja kutsu vuosikokoukseen. Heikki laatii tiedotuskirjeen ja Pekka hoitaa jäsenmaksulaskutuksen ja postituksen.
- Sukututkimuksen osalta on menossa yksi selvitys. Johanna Manne on pyytänyt selvitystä miehensä äidin isästä ja hänen sukuhaarastaan.
- Keskusteltiin sukuseura Vartiaiset ry:n arkistosta. Päätettiin, että hallitus tutustuu arkistoon Kaavilla Elemenco Oy:n tiloissa torstaina 12.6.2025 klo 12.00 alkaen. Silloin paikalle tulee myös Matti Asomäki, joka on järjestänyt arkiston hyvään kuntoon. Keskusteltiin arkiston siirtämisestä uusiin tiloihin Kuopioon. Päätettiin, että yhdistys vuokraa tilat arkistolle Noora Vartiaiselta. Vuokra on 50 € kuukaudessa. Arkiston siirtoajankohdasta päätetään myöhemmin.
- Keskusteltiin yhdistyksen kotisivuista. Pekka ilmoitti, että viikolla 22 viestintätiimi kokoontuu kotisivujen kehittämisen tiimoilta.
- Muita asioita ei ollut.
- Seuraava kokous pidetään torstaina 12.6.2025 klo 12 Kaavilla Elemenco Oy:n tiloissa.
- Heikki kiitti kaikkia aktiivisesta osallistumisesta ja päätti kokouksen klo 15.35.
Pöytäkirja ladattavissa tästä linkistä!