Puheenjohtajamme Antero kutsui hallituksen koolle Kaaville Elemenco Oy:n tiloihin tiistaiksi 11.12.2024 klo 14.

Aivan ensimmäiseksi suuntasimme Anteron kyydissä Kaavin hautausmaalle, jossa pohjoistuulen tuivertaessa sytytimme kynttilän Vartiaisten vaelluskivelle.

Elemenco Oy:llä tutustuimme Vartiaiset Ry:n arkistoon. Pekkakin joutui paikalle ja oli hiukan pahoillaan, kun oli tulomatkalla joutunut tien vieressä olevan ”kameran” kuvaamaksi. Arkistossa meillä vierähtikin pitkä tovi. Löysimme paljon mielenkiintoista luettavaa Vartiaisten ensimmäisistä veroluettelo merkinnöistä alkaen.

Arkistosta siirryimme kokoustamaan. Antero oli pistänyt pöydän koreaksi. Kahvin kera nautimme karjalan piirakkaa kaikkine höysteineen, joulutorttua ja Anteron aivan omin käsin leipomaa Maustekakkua. Suu makeana pääsimme esityslistaan käsiksi.

1. Antero kopautti nuijaa pöytään ja avasi kokouksen.
2. Todettiin, että meitä on paikalle Anteron lisäksi Tapio, Satu Maarit, Pekka ja Heikki. Antero johtaa puhetta ja Heikki hoitaa sihteerin tehtävät.
3. Todettiin, että kokous on laillinen ja päätösvaltainen
4. Esityslistankin katsottiin olevan ihan OK.
5. Edellinen kokouksemme oli 23.10.2024. Luettiin kokouksen pöytäkirja. Todettiin sen olevan kokouksen kulun mukainen ja samalla se allekirjoitettiin.
6. Tässä kohtaa puhuimme pankkipalveluista. Edellisessä kokouksessa sovimme, että vaihdamme Vartiaiset Ry:n tilit Danske bankista OmaSäästöpankkiin. Tilin avaus tehdään sitten kun saadaan kaikki allekirjoitukset Vartiaiset Ry:n 17.8.2024 pidetyn sukukokouksen pöytäkirjaan. Heikki ja Pekka hoitavat homman käytännössä. Pankki vaatii tuon pöytäkirjan, koska siinä on päätetty hallituksen kokoonpanosta vuodelle 2025.

Nykyinen pankkimme Danske oli lähettänyt viestiä ja vaati tietoja sukuseurastamme. Pekka hoiti homman kokouksessa käden käänteessä.

7. Tässä kohtaa puhuimme sukuseuran tiedotusasioista ja kotisivuista. Pekka kertoi missä mennään. Sukuseuran vanhoilta kotisivuilta siirretään pikkuhiljaa materiaalia uusille sivuille.

Kun pankin vaihto saadaan valmiiksi, tehdään jäsenmaksujen laskutus. Keskusteltiin siitäkin, missä laajuudessa lähetetään myös paperipostia.

8. Tiedotusasioilla myös jatkettiin. Sovittiin, että Antero laatii tiedotuskirjeen, joka lähetetään ja laitetaan kotisivuille ennen joulua. Tiedotuskirjeessä Antero luo katsauksen menneeseen vuoteen.
9. Sitten keskusteltiin sukuseuran historiikista. Sehän alun alkaen oli tarkoitus julkaista sukuseuran 75-vuotisjuhlassa viime elokuussa. Historiikki toteutetaan Anteron idean pohjalta. Siinä edetään vuosi kerralla ja katsotaan, mitä merkittävää tapahtui kunakin vuonna maailmalla, kotimaassa ja sukuseuran toiminnassa. Päätettiin, että uusi historiikki julkaistaan sukuseuran 80-vuotisjuhlassa vuonna 2029. Se tehdään viimeisestä 30 vuodesta, koska 50-vuotishistoriikki tehtiin 50-vuotisjuhliin. Tapio kokoaa historiikin vuosilta 1999-2024. Antero vuosilta 2024 ja viimeiset viisi vuotta päätetään myöhemmin. Kuvat ja leikkeet sukuseuran toimintaan liittyen liitetään materiaaliin lopuksi.
10. Todettiin, että edellisessä hallituksen kokouksessa sopimamme hallituksen WhatsApp tili on Pekan toimesta avattu ja on ollut ahkerassa käytössämme.
11. Keskusteltiin sukuseuran vuoden 2024 tilinpäätöksestä ja kirjanpidosta. Sukuseuran vuosikokouksessa 17.8.2024 todettiin, että yhdistyksen pankki- ja kirjanpitopalveluiden hinta on korkea pankki- ja kirjanpitotapahtumiin nähden. Sovittiin, että Pekka kysyy tutulta kirjanpitäjältä, saisimmeko palvelut edullisemmin häneltä.
12. Keskustelimme sukuseuran hallituksen toimintasuunnitelmasta vuodelle 2024. Pyrimme jäsentelemään toimintaamme niin, että jäsenille löytyisi selkeät reitit saada tietoa toiminnastamme ja löytää kanavat, joista he saavat tietoa sukuhaaransa ihmisistä. Samalla vahvistamme sähköistä tiedotustamme kotisivujen, Facebookin ja sähköpostin kautta.
13. Sovimme, että seuraava hallituksen kokous pidetään Heikin kotona Kuopiossa maanantaina 10.2.2025 klo 14.00.
14. Muitakin asioita löytyi

• • Tapio otti esille jäsenyyden juridiikan. Sukuseuramme jäsenmaksu on ruokakunta kohtainen. Sukuseuran säännöissä ei kuitenkaan ole mitään mainintaa ruokakunnasta, joten kylmästi ajatellen jäsenmaksu perusta ei ole sääntöjen mukainen. Näin on kuitenkin toimittu niin kauan kuin Tapio muistaa ja on oletettavaa, että sukuseuran perustettavassa kokouksessa 1949 on jäsenmaksu ruokakuntana ajateltukin, koskapa monissa muissakin sukuseuroissa jäsenmaksu näin hoidetaan.
    Kuitenkin sukuseuran kokouksessa äänioikeus on vain niillä henkilöillä, jotka ovat maksaneet sukuseuran jäsenmaksun. Ei heidän koko ruokakunnallaan.
    Sovittiin, että seuraavaan sukuseuran vuosikokoukseen on otettava mukaan voimassa oleva jäsenrekisteri äänestyksen varalta.

• • Keskustelimme sukuseuran vuosikokouksesta ja sukujuhlasta vuonna 2025. Päätimme kartoittaa kokouspaikkaa. Ajankohta on elokuussa mutta se tarkentuu juhlapaikan mukaan. Käsittelemme asiaa seuraavassa kokouksessa.
  • Antero käytti kauniin puheenvuoron. Hallituksen kokous oli viimeinen hänen puheenjohtaja kaudellaan, joka alkoi vuonna 2021 Outokummun vuosikokouksessa. Varmasti voimme lukea hänen ajatuksiaan ennen joulua ilmestyvästä tiedotuskirjeestä. Puheensa lopuksi Antero luovutti puheenjohtajan nuijan Heikille. Heikki kiitti Anteroa työstä sukuseuran hyväksi sekä mutkattomasta yhteistyöstä, joka jatkuu hallituksessa myös seuraavana vuonna.

15. Antero kiitti hallitusta aktiivisesta osallistumisesta ja päätti kokouksen klo 18.00.