Henkilötietolaki (523/99) 10 §, Laatimispäiväys: 20.8.2022, Päivitetty: 11.7.2023

Rekisterinpitäjä                                                                                                                                                                                              

Vartiaiset ry                                                                                                                                                                                                         
Antero Vartiainen
Pihlajarinne 6
71800 Siilinjärvi
antero.vartiainen@elemenco.fi

 

Henkilötietojen käsittelijät

– Sukututkimusrekisteri:

Jouni Kainulainen
jouni.kainulainen1@gmail.com

– DNA-sukututkimus koordinaattori:

Jani Koskinen
jani.koskinen@iki.fi

– Jäsenrekisteri ja Vartiaisten Viestin journalistinen arkisto:

Pekka Vartiainen
pekka@jukula.fi

 

Käsittelyn tarkoitus

– Vartiaisten sukua koskevien suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin.

– Vartiainen nimen käyttäjien geneettisten esipolvien yhteyksien selvittäminen niin että erillisistä sukuhaarojen kirjoista voitaisiin luopua ja julkaista koko suvun käsittävä kirja.

– Jäsenrekisterin ylläpitäminen.

 

Käsittelyn oikeusperuste

– Sukututkimusrekisteri ja sukukirja:

Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttaminen (6 artikla 1f kohta).

– Jäsenrekisteri:

Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (6 artikla 1c kohta).

 

Oikeutettu etu

– Sukututkimusrekisteri:

Historiallinen tutkimus ja sivistykselliset perusoikeudet.

– Sukukirjan julkaiseminen:

Sananvapauden käyttäminen.

 

Tahot, joille tietoja luovutetaan

– Sukututkimusrekisteri:

Henkilötietoja siirretään sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi.

Henkilötietoja ei siirretä ulkomaille.

– Jäsenrekisteri:

Elossa olevien rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään ainoastaan jäsenmaksun

kantamiseksi ja sukuseuran viestintätarkoituksissa.

 

Käsiteltävät henkilötiedot

– Sukututkimusrekisteri:

Suku- ja henkilöhistoriallisen tutkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot.

Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja ja henkilötunnuksia ei käsitellä.

Henkilötiedot on saatu osaksi rekisteröidyiltä itseltään, osaksi viranomaisten henkilörekistereistä (lähinnä väestötietojärjestelmästä ja evankelis-luterilaisen kirkon kirkonkirjoista) sekä arkistoista ja painetuista lähteistä.

– Jäsenrekisteri:

Yhdistyslain säätämät henkilötiedot. (jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus). Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.

 

Henkilötietojen säilytysaika

– Sukututkimusrekisteri:

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä ylläpitää sukututkimusrekisteriä. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään yleisen edun mukaisiin

arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

– Jäsenrekisteri:

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen ja poistetaan mahdollisimman pian jäsenyyden päätyttyä.

 

Käsittelyn turvatoimet

Rekisterinpitäjä varmistaa riittävän tietoturvan mm. suojaamalla tiedot luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta vahingoittumiselta ja häviämiseltä. Rekisterinpitäjä käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, joilla on asianmukaiset suojaukset. Rekisterinpitäjä pitää tietojärjestelmänsä jatkuvasti ajantasaisina ja tietoturvallisina sekä huolehtii varmuuskopioista. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin.

 

Rekisteröidyn oikeudet

– Oikeus saada tieto omien henkilötietojensa käsittelystä.

– Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa.

– Oikeus pyytää oman henkilötietonsa oikaisemista tai poistamista.

– Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista.

– Oikeus vastustaa käsittelyä.

– Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään.

– Oikeus tehdä käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.