HALLITUKSEN KOKOUS 12.5.2025 KLO 14.00
Paikka: Kasarmikatu 10 B 28, 70110 KUOPIO
Paikalla: Heikki Vartiainen, puheenjohtaja
Pekka Vartiainen, varapuheenjohtaja, teams yhteydellä
Antero Vartiainen
Satu-Maarit Vartiainen, teams yhteydellä
PÖYTÄKIRJA
- Hallituksen puheenjohtaja Heikki Vartiainen toivotti kokoukseen saapuneet tervetulleeksi ja avasi kokouksen
- Todettiin, että hallitus on varsinaisten jäsenten osalta täysimääräisesti paikalla. Kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Päätettiin, että Heikki Vartiainen toimii myös kokouksen sihteerinä.
- Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys. Lisätään kohta 3.1 Tiedotusasiat. Esityslista on pöytäkirjan liiteenä.
3.1 Sukuseurojen Keskusliitto on lähettänyt pitkän odotuksen jälkeen kultaiset ansimitalit, jotka luovutamme Paula Vartiaiselle ja Tapio Vartiaiselle. Samalla tuli kaksi kappaletta sukuviestejä.
- Tarkastettiin ja allekirjoitettiin 24.3.2025 pidetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja.
- Käsiteltiin yhdistyksen taloudellista tilannetta. Yhdistyksen tilillä on 12.5.2025 rahaa 1049,38 euroa. Edellisen kokouksen jälkeen maksettuja isompia laskuja ovat 7.5.2025 maksettu Sukuseurojen Keskusliiton vuoden 2024 jäsenmaksu 190 € ja 11.5.2025 maksettu 300 € lasku Sukuseurojen Keskusliitolle Vartiaisten sukuseuran 75- vuotisjuhlan yhteydessä luovutetuista kahdesta ansiomitalista.
- Yhdistyksen tilinpäätös vuodelta 2024 ei ole vielä valmistunut. Varapuheenjohtaja on ollut yhteydessä kirjanpitäjään ja odotamme tilinpäätöksen valmistumista.
- Varapuheenjohtaja on päivittänyt yhdistyksen tiedot yhdistysrekisteriin 7.5.2025.
- 10.2.2025 pidetysssä yhdistyksen hallituksen kokouksessa päätettiin yhdistyksen tilinkäyttöoikeuksien siirtymisestä Heikki Vartiaiselle ja Pekka Vartiaiselle. Samalla päätimme siirtää tili Danske Bankista POP Pankki Järvi-Suomeen. Avaamme yhdistykselle käyttötilin ja siihen verkko-oikeudet.
- Sukuseura Vartiaiset Ry:n vuosikokous pidetään Kuopiossa Hotelli Iso-Valkeisella 16.8.2025 klo 10 alkaen. Keskusteltiin vuoden 2026 tulo- ja menoarviosta ja toimintasuunnitelmasta. Antero Vartiainen esitti, että jäsenmaksu olisi 30 € henkilöltä ja 40 € koko samassa taloudessa asuvilta perheenjäseniltä. Keskustelun pohjalta puheenjohtaja laatii tulo- ja menoarvion ja toimintasuunnitelman. Vuosikokousesitelmän pitää eversti evp Asko Muhonen. Kokouksessa järjestetään edellisen kokouksen tapaan myös arpajaiset ja valokuvaus. Osanottajilla on myös mahdollisuus keskustella sukututkijoiden kanssa. Lounas on omakustanteinen mutta päätöskahvit yhdistys tarjoaa. Puheenjohtaja laatii kokousohjelman kellonaikoineen. Kutsu vuosikokoukseen lähetetään sähkpostilla ja nettisivuilla toukokuun aikana. Joille ei ole sähköpostia niin lähetetään paperipostina.
- Päätettiin jäsenmaksulaskutuksen postittamisesta toukokuun aikana heti kun pankkipalvelut POP Pankki Järvi-Suomeen on avattu. Samassa postituksessa lähetetään tiedotuskirje ja kutsu vuosikokoukseen. Puheenjohtaja laatii tiedotuskirjeen ja varapuheenjohtaja hoitaa jäsenmaksulaskutuksen ja postituksen. Pääosin postitus hoidetaan sähköpostilla mutta niille, joiden sähköpostiosoitetta ei ole tiedossa posti lähetään paperipostina.
- Tällä hetkellä on meneillään yksi sukuselvitys. Johanna Manne on pyytänyt selvitystä miehensä äidin isästä ja hänen sukuhaarastaan.
- Päätettiin, että hallitus tutustuu sukuseuran arkistoon ja sen siirron valmisteluun Kaavilla Elemenco Oy:n tiloissa torstaina 12.6.2025 klo 12.00 alkaen. Arkiston hyvään kuntoon järjestänyt Matti Asomäki tulee myös paikalle. Arkisto siirretään Kuopioon. Päätettiin, että yhdistys vuokraa tilat arkistolle Noora Vartiaiselta. Vuokra on 50 € kuukaudessa. Sovimme arkiston siirtämisen ajankohdasta myöhemmin.
- Varapuheenjohtajan johdolla viikolla 22 viestintätiimi kokoontuu kotisivujen kehittämisen tiimoilta.
- Muita asioita ei ollut.
- Päätettiin pitää seuraava kokous 12.6.2025 klo 12.00 Kaavilla Elemenco Oy:n tiloissa.
- Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.35.
___________________________ ____________________________
Heikki Vartiainen Pekka Vartiainen
____________________________ ____________________________
Antero Vartiainen Satu-Maarit Vartiainen
Pöytäkirja ladattavissa tästä linkistä!