Puheenjohtajamme Heikki kutsui hallituksen koolle kotiinsa Kuopioon maanantaiksi 30.3.2026 klo 14.
Ennen kokouksen alkua nautimme päiväkahvit ja vaihdoimme kuulumiset. Kahvitellessa Pekka avasi teams-yhteyden, jonka kautta Satu-Maarit liittyi kokoukseen kotoaan Varkaudesta ja Mauri Tampereelta. Myöhemmin teams-yhteydellä mukaan liittyi kohtaa 14 sukututkimusasiaa käsitellessä myös Jani Koskinen Vihdistä.

1. Heikki toivotti kaikki tervetulleeksi ja avasi kokouksen.
2. Todettiin, että hallitus on paikalla kokonaisuudessaan, siis Heikki, Pekka, Satu-Maarit ja Mauri. Kokoukseen osallistuu kutsuttuna myös Antero. Kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Heikki johtaa puhetta ja hoitaa myös sihteerin tehtävät.
3. Esityslistassa kohdassa 15 Muut asiat käsitellään Maurin ottama tarjous sukuseuralle hankittavasta tarrasta. Päätimme, että kun saamme Janin teams-yhteyteen niin sukututkimus asia käsitellään heti ja muita kohtia siirretään pykälä eteenpäin. Muuten edetään esityslistan mukaisesti.
4. Edellinen kokouksemme oli 26.1.2026. Luettiin kokouksen pöytäkirja. Todettiin sen olevan kokouksen kulun mukainen ja samalla se allekirjoitettiin.
5. Käsittelimme yhdistyksen taloudellista tilannetta. Totesimme, että 30.3.2026 yhdistyksen tilillä on rahaa 1538,66 €. Pekka toi tässä esille, että vuodelta 2025 on vielä laskuttamatta jäsenien ostamia viirejä ja kirjoja.
6. Yhdistyksen tilit ovat tällä hetkellä Danske pankissa. Hallitus on jo aiemmin todennut, että Dansken hinnoittelu pankkipalveluista on yhdistykselle liian korkea. Nyt Heikki on saanut yhteydenoton Osuuspankki Pohjois-Savosta ja se tarjoaa pankkipalveluja Vartiaiset ry:lle huomattavasti Danskea edullisemmin.

Päätimme siirtää sukuseura Vartiaiset ry:n tilin Osuuspankki Pohjois-Savoon ja valtuuttaa Pekka avaamaan palvelut.

Pekalla on tällä hetkellä Vartiaiset ry:n tilinkäyttöoikeudet ja päätimme, että hänellä on tilinkäyttöoikeutemme myös tästä eteenpäin.

Yritystilin avaaminen Osuuspankki Pohjois-Savossa maksaa 200 € (Yritystilin avausmaksu 100 € ja palveluiden avaus toimihenkilötyönä 100 €). Tämä on kertaluontoinen maksu, joka veloitetaan seuraavan kuukauden palvelumaksujen yhteydessä.

Päätimme, että yhdistys ottaa käyttöönsä seuraavat palvelut

• yritystili 2,50 €/kk
• saapuvat viitteelliset maksut 0,14 €/kpl
• saapuvat viestilliset maksut 0,56 €/kpl
• lähtevät maksut 0,24 €/kpl
• yhdistyksen digitaalisen asioinnin sopimus 6 €/kk
• tositetiliote digipalveluun 0,90 €/kpl

Pankkipalveluiden avaamista varten Osuuspankki Pohjois-Savoon on toimitettava asiakastietolomake täytettynä, yhdistysrekisteriote ja yhdistyksen säännöt.

7. Tarkastimme yhdistyksen vuoden 2025 tilinpäätöksen. Tilinpäätöksessä ei ollut mitään yllättävää. Tilinpäätös osoitti plussaa 319,20 €. Päätimme esittää yhdistyksen varsinaiselle kokoukselle, että voitto kirjataan yhdistyksen voitto- ja tappiotilille.
8. Pekka on päivittänyt tiedot yhdistysrekisteriin 30.3.2026.
9. Vuoden ensimmäisessä kokouksessa Tampereella Antero esitteli ajatuksensa Vartiaisten sukuseuran omasta kunniakirjasta. Tuolloin valtuutimme Maurin jatkamaan suunnittelua yhdessä Paino Areena Tampereen kanssa. Mauri toi kokoukseen kaksi luonnosta kunniakirjasta. Kävimme vilkkaan keskustelun luonnosten pohjalta. Sovimme, että Antero lähettää Maurille sellaisen luonnoksen, jossa kunniakirjan taustalla on kuva Vartiaisten vaelluskivestä. Mauri sai kokoukselta eväät jatkaa kunniakirjan saattamista kohti lopullista muotoaan. Pyrimme tekemään päätöksen kunniakirjasta seuraavassa kokouksessa.

Antero oli laatinut sanallisen luonnehdinnan kunniakirjasta. Sovittiin, että hän päivittää luonnehdinnan sitten kun kunniakirja on lopullisessa muodossaan.

10. Edellisessä kokouksessa Mauri esitteli ideansa sukuriipuksen teettämiseksi sukuseura Vartiaiset ry:lle ja teimme päätöksen riipuksen hankkimisesta. Olemme saaneet hankittua sukuseuran vanhan sukuriipuksen stanssin ja se toimitetaan piakkoin Ikaalisiin Käsi- ja taideteollisuus oppilaitokseen, jossa riipukset valmistetaan.
11. Tässä vaiheessa kokoukseen liittyi teams -yhteydellä sukuseuran DNA koordinaattori Jani Koskinen. Jani kertoi meille, kuinka sukuseurassamme on toimittu DNA testauksen osalta viimeisen noin 10 vuoden aikana. DNA testauksesta on ollut valtavasti apua sukututkimuksessa liittyen siihen, että olemme pystyneet toteamaan sukuhaarojen olevan läheistä sukua keskenään.

Janin mukaan olemme pääpiirtein testanneet jo kaikki ”laajimmat” sukuhaarat mutta jotain puuttuu. Ainakin Tutjuniemi /Pielisjärvi haara ja Suonenjoki pitäisi saada testatuksi.

Janin toiveena olisi se, että voisimme yrittää saada liitetyksi sukuamme yhteen isoon savo-karjalaiseen sukupuuhun. Se onnistuisi, jos jokin uusi tai jo tehty testi laajennettaisiin kattavammaksi testiksi. Tuon laajan testin hinta on noin 400 €.

Keskustelimme Janin pohjustuksen jälkeen laajasti sukututkimuksesta. Päätimme, että vuosikokouksen yhteydessä keskitymme myös sukututkimukseen. Jani lupasi pitää siellä DNA tutkimuksesta noin tunnin esitelmän ja varaamme aikaa myös muuhun keskusteluun.

Koska hallituksena olemme ottaneet yhdeksi tavoitteeksemme sukututkimuksen edistämisen niin satsaamme siihen myös taloudellisesti. Päätimme, että Suonenjoki/Rautalampi sukuhaarasta tehdään laaja DNA testi. Sen kustanne hoidetaan niin, että testattava maksaa perusmuotoisen osuuden testistä ja sukuseura sen laajennusosan. Tämän testauksen myötä saamme vastauksia, kuinka Suonenjoki/Rautalampi sukuhaara liittyy muihin Vartiaisten sukuhaaroihin ja kuinka Vartiaiset liittyvät isoon savo-karjalaiseen sukupuuhun.

Kun kohta 11. oli käsitelty niin Jani poistui kokouksesta.

12. Pekka oli tehnyt valtavasti aivotyötä ja valmistellut tarkan kolmesivuisen suunnitelman siitä, kuinka yhdistys tulee hyödyntämään kotisivujaan ja some-alustaa viestinnässään ja operatiivisessa toiminnassaan. Keskustelimme pitkään aiheesta. Jäsenet alkavat nähdä tuon suunnitelman tuloa käytäntöön www.vartiaiset.fi kotisivuilla kevään aikana.
13. Edellisessä kokouksessa päätimme, että Vartiaiset ry:n vuosikokous järjestetään Tampereella Ammattiklubilla lauantaina 15.8.2026. Hallitus antoi puheenjohtajalle eväät suunnitella tulo- ja menoarvion sekä toimintasuunnitelman seuraavaan kokoukseen mennessä. Tuloarvion pohja on 30 €:n jäsenmaksu ja noin 500 €:n tuotemyynti. Menoarvion pohja on yhdistyksen perusmenot.

Mauri esitteli suunnitelmansa vuosikokouksen ohjelmasta. Hän oli saanut jo suostumuksen kokousesitelmän pitäjältä. Kokousesitelmän tulee pitämään tamperelainen teollisuusneuvos Veijo Vartiainen.

Lounas ruokaillaan kokouspaikan naapurissa olevassa Grand Hotel Tammerin kellariravintolassa. Saamme tuon kellariravintolan omaan käyttöömme klo 12-14 -välisenä aikana, mikäli ruokailijoita on vähintään 20 henkilöä. Buffet lounaan hinta on 34,70 € henkilöltä. Lounaaseen sisältyy myös pieni makea ja kahvi.
Grand Hotel Tammer tarjoaa myös majoitusta jäsenillemme hintaa 159 €/1 hengen huone ja 189 €/2 hengen huone.
Päätimme, että aamupäivällä kokousesitelmän lisäksi pidämme vuosikokouksen ja lounaan jälkeen keskitymme sukututkimuksen saloihin. Sukuseuramme DNA koordinaattori Jani Koskinen tulee pitämään esitelmän ja toivomme tietenkin sukututkijoitammekin paikalle.

Lopuksi Mauri kertoi kokousjärjestelyihin liittyen, kuinka on suunnitellut vieraiden vastaanoton ja ilmoittautumisen kokoukseen.

Tiedotamme kokouksesta kotisivuillamme kevään aikana ja virallinen kokouskutsu lähetetään kesäkuun alussa.

14. Päätimme, että jäsenmaksulaskutus tehdään heti kun pankin vaihto saadaan suoritettua. Jäsenmaksulaskutuksen hoitaa Pekka.
15. Mauri esitteli ideansa sukuseuralle hankittavasta omasta tarrasta. Hän oli pohjustanut vaakunatarra hankintaa tamperelaisen Vinkki mainostoimiston kanssa. Päätettiin, että otetaan kokeeksi minimitilaus sekä normaali teippisiä että linssi tarroja.
16. Päätimme pitää seuraavan kokouksen maanantaina 1.6.2026 Heikin kotona Kuopiossa osoitteessa Kasarmikatu 10 B 28. Kokoukseen voi osallistua myös teams-yhteydellä.
17. Heikki kiitti kaikkia aktiivisesta osallistumisesta kokoukseen ja päätti kokouksen klo 17.56.

Pöytäkirja ladattavissa tästä linkistä!