Puheenjohtajamme Heikki kutsui hallituksen koolle kotiinsa Kuopioon keskiviikkona 17.12.2025 klo 14.
Ennen kokouksen alkua nautimme joulupuuron. Satu-Maarit ja Heikki löysivät mantelin puurostaan ja saivat toimia esilaulajina joululaulussamme ”No onkos tullut kesä”. Kakkukahvien jälkeen Antero luki jouluevankeliumin savoksi. Sehän sopi erinomaisesti joulun alla Vartiaiset ry:n hallituksen kokouksen alkuun.
Mukavan keskustelun kautta pääsimmekin sitten itse kokoukseen.

1. Heikki toivotti kaikki tervetulleeksi ja avasi kokouksen.
2. Paikalla oli hallituksen varsinaiset jäsenet Heikki, Pekka, Antero ja Satu-Maarit. Heikki valittiin omasta halustaan myös kokouksen sihteeriksi.
3. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi sillä lisäyksellä, että kohdassa 11. Muuta asiat Antero esittelee kehittämänsä idean sukuseura Vartiaiset ry:n kunniakirjasta.
4. Tarkastettiin, luettiin ja allekirjoitettiin 12.6.2025 pidetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja.
5. Pekka kertoi yhdistyksen taloudellisen tilanteen. 17.12.2025 on yhdistyksen tilillä rahaa 2250,72 €. Lisäksi Pekan mukaan on vielä laskuttamatta kirjoja ja viirejä. Vartiaiset ry:n jäsenmaksun on maksanut 62 henkilöä. Siinä ei ole mukana ainais- eikä kunniajäseniä. Sovittiin, että Pekka lähettää jäsenmaksuista muistutuskirjeen noin 50 henkilölle. Keskusteltiin jäsenmaksulaskutuksen ongelmista. Iso ongelma on se, että sukuseurassa on vielä paljon henkilöitä, joiden sähköpostiosoitetta ei ole tiedossa.
6. Tässä kohtaa keskusteltiin yhdistyksen pankkipalveluista. Danske Pankin palvelut maksavat liian paljon pienelle yhdistykselle. Haimme 13.5.2025 yritystilin ja verkkopankin avaamista POP Pankki Järvi-Suomessa. Ilmeisesti pankki ei halunnut käsitelläkään hakemustamme. Kahden kyselyn jälkeen 16.12.2025 pankki ilmoitti, että se ei halua Vartiaiset ry:tä asiakkaakseen.

Päätettiin kartoittaa uudestaan pankkeja. Heikki hoitaa asiaa.

7. Vartiaiset ry sai Digi- ja väestötietovirastolta tiedoksi nimenmuutos päätöksen, jossa Töyrylä Alice Katarina Sofia sukunimi muutetaan Vartiaiseksi.
8. Sukututkimus on keskeinen osa sukuseuran toimintaa. On hieno asia, että Vartiaiset ottavat yhteyttä sukuseuraan, kun heillä herää halu tutkia sukuaan. Kaikkiin kyselyihin ei ole pystytty löytämään vastauksia mutta melko moniin kyllä. Nyt sukuseuraan on tullut kaksi yhteydenottoa.
   Ensimmäinen yhteydenotto tuli Eija Vartiaiselta hänen isoisoisäänsä liittyen. Asiaa tutkii paraikaa sukututkijamme Jouni Kainulainen.
   Toinen yhteydenotto tuli Merja Kankaanpäältä. Jouni Kainulainen tutki hänen sukuaan aiemmin. Merja Kankaanpää on kertonut jatkaneensa sukututkimusta omatoimisesti ja päässeensä tutkimuksessa eteenpäin. Hänen sukunsa on lähtöisin Rautalammilta.
9. Käytiin keskustelu yhdistyksen toiminnasta vuonna 2025. Todettiin, että vuosi käynnistettiin aktiivisesti. Pekka penkoi jäsenrekisteriä ja sai sen selkeämmäksi. Tietoteknisesti jäsenrekisteri on nyt erinomaisessa kunnossa ja sitä on helppo käyttää. Yhä kaivataan kuitenkin useiden jäsenten sähköpostitietoja.

Tartuimme myös pankkipalveluiden vaihtamiseen toiseen pankkiin mutta se homma ei mennyt toivotulla tavalla POP Pankki Järvi-Suomen ilmoittaessa, ettei halua sukuseuraa asiakkaakseen.

Kevään aikana tutustuimme myös sukuseuran arkistoon ja siirsimme sen heinäkuussa uuteen paikkaan Kuopioon. Se olikin päivän homma. Helteen takia vieläpä hikinenkin.

Järjestimme myös sukupäivän ja vuosikokouksen onnistuneesti Kuopiossa Hotelli Iso-Valkeisella 16.8.2025.

Vuoden aikana hallitus piti viisi virallista kokousta ja lisäksi useampia epävirallisia tapaamisia.

10. Käytiin vilkas keskustelu vuoden 2026 toiminnasta. Emme takertuneet lillukanvarsiin vaan puhuimme isoimmista linjauksista. Nettisivujen kehittämisen myötä pyrimme palvelemaan Vartiaisia paremmin ja tuottamaan niiden kautta myös palveluja. Sukupäivä ja vuosikokous järjestetään perinteiseen tapaan.
11. Muina asioina Antero toi esille ajatuksensa sukuseuran palkitsemisiin liittyen. Hän oli kehittänyt ajatuksissaan mallia sukuseuran omasta kunniakirjasta. Keskustelimme asiasta pitkään. Valtuutimme Anteron tekemään kunniakirjasta luonnoksen ja esittelemään sen sukuseuran vuoden 2026 ensimmäisessä hallituksen kokouksessa.
12. Päätettiin, että Heikki on yhteydessä Mauri Vartiaiseen, joka valittiin vuosikokouksessa hallituksen uudeksi jäseneksi. Mauri asuu Tampereella. Alustavasti seuraavaksi kokouspäiväksi päätimme joko 27.1. tai 2.2.2026 ja paikaksi Kuopio tai Tampere.
13. Heikki kiitti osallistujia aktiivisuudesta ja päätti kokouksen klo 16.35.

Pöytäkirja ladattavissa tästä linkistä!