VARTIAISET RY

HALLITUKSEN KOKOUS 23.10.2024 KLO 14.00

Honkarannantie 1 B 71800 SIILINJÄRVI

PAIKALLA:     Antero Vartiainen, puheenjohtaja

                           Heikki Vartiainen

                           Tapio Vartiainen

                           Pekka Vartiainen

                           Satu-Maarit Vartiainen

Kokoontumisen aluksi nautittiin puheenjohtaja Antero Vartiaisen keittämät kahvit ja tarjoilut.

PÖYTÄKIRJA

• Hallituksen puheenjohtaja Antero Vartiainen toivotti kokoukseen saapuneet tervetulleeksi ja avasi kokouksen.

• Kokouksen sihteeriksi valittiin Heikki Vartiainen. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin, että kokouksesta tehtävä pöytäkirja luetaan ja allekirjoitetaan seuraavassa kokouksessa.

• Todettiin, että hallitus on varsinaisten jäsenten osalta kokonaisuudessaan paikalla ja lisäksi paikalla on vuoden 2025 hallituksen jäsen Satu-Maarit Vartiainen. Koska Satu-Maarit oli ensimmäistä kertaa paikalla niin esittäydyimme.

• Todettiin, että kokous on laillinen ja päätösvaltainen.

• Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi lisäyksellä, että kohdassa 8 käsitellään myös jäsenrekisteriin liittyviä asioita ja kohdassa 9 pankkiasioiden lisäksi kirjanpitoon liittyviä asioita.

• Edellisestä 25.6.2024 pidetystä hallituksen kokouksesta laadittu pöytäkirjan todettiin kokouksen kulun mukaiseksi. Se hyväksyttiin ja allekirjoitettiin.

• Keskusteltiin elokuussa pidetystä Vartiaiset ry:n vuosikokouksesta ja 75 vuotis juhlasta. Kokoukseen ja juhlaan osallistui ilahduttavan paljon jäseniä. Saadun palautteen mukaan juhlan ohjelma oli onnistunut. Juhlassa myydyistä sukutuotteista ja arpajaisista saaduilla tuloilla saimme katettua juhlan menot eurolleen.

• Pekka Vartiainen piti alustuksen sukuseuran tiedotuksesta ja kotisivuista. Tiedotuksen tarkoitus on pitää yllä vanhojen jäsenten mielenkiintoa sukuseuratoimintaan ja houkutella uusia jäseniä sukuseuraan. Nykyisen sukuseuramme linjauksen mukaisesti kaikki ruokakuntaan kuuluvat ovat sukuseuramme jäseniä, mutta jäsenrekisterissä ei kuitenkaan ole kuin yksi henkilö ruokakunnasta. Päätimme valtuuttaa Pekan ryhtymään toimiin kaikkien ruokakunnan jäsenten saamisesta jäsenrekisteriin yhteystietoineen. Näin kaikki sähköinen tiedotus jakaantuu useammalle henkilölle ennen kaikkea silloin, kun he muuttavat ruokakunnasta omilleen. Keskustelimme myös keinoista, joilla saadaan jäsenistöltä uusia ideoita sukuseuratoimintaan.

Päätimme perustaa hallitukselle WhatsApp tilin. Pekka hoitaa asian.

• Puheenjohtaja kertoi, että Vartiaiset ry:n tilillä on rahaa 1853,70 €. Tiedossa olevia tuloja on muutamia kymppejä kirjojen myynnistä ja menoja sukukokouksessa luovutetuista ansiomitaleista muutama satanen.

Heikki Vartiainen esitteli eri pankkien yritystilien hinnastoja ja palvelumaksuja. Keskustelun jälkeen hallitus teki päätöksen siirtää Vartiaiset ry OmaSp:n asiakkaaksi 1.1.2025 alkaen. Pankinvaihtoon liittyen hallitus päätti antaa Vartiaiset ry:n tilinkäyttöoikeudet Heikki Vartiaiselle ja Pekka Vartiaiselle. Samassa yhteydessä lopetetaan tilit ja asiakkuus nykyisessä pankissamme Danskessa.

Heikki Vartiainen valtuutettiin hoitamaan pankinvaihtoon liittyvät toimenpiteet.

Keskustelimme myös Vartiaiset ry:n kirjanpidosta. Nykyisessä kirjanpidossa ei ole mitään moitteita mutta sen hinta on noin 400 € vuodessa. Päätimme kartoittaa kirjanpidolle halvempaa vaihtoehtoa. Pekka Vartiainen valtuutettiin hoitamaan asiaa.

• Käytiin vilkas keskustelu Vartiaiset ry:n historiikista. Päätimme, että käsitellään aihetta laajemmin seuraavassa hallituksen kokouksessa.

• Keskustelimme sukututkimuksesta ja DNA-tutkimuksesta. Päätimme, että palaamme tähän aiheeseen laajemmin vuonna 2025.

• Vartiaiset ry:n arkisto on erinomaisessa kunnossa. Kiitos siitä kuuluu Matti Asonmaalle ja Marja Terttu Haikaravirralle. Arkisto on nyt Elemenco Oy:n tiloissa Kaavilla. Antero Vartiainen kertoi, että hän mahdollisesti luopuu kiinteistöstä vuoden 2025 aikana. Hallituksen on siis ryhdyttävä hyvissä ajoin toimenpiteisiin uuden paikan löytämiseksi sukuseuramme arkistolle.

• Käsittelemme seuraavassa kokouksessa vuoden 2025 vuosikokouksen ja sukutapaamisen ajankohdan ja paikan.

• Muita asioita ei ollut.

• Seuraava kokous pidetään keskiviikkona 11.12.2024 klo 14.00 alkaen Kaavilla Elemenco Oy:n tiloissa.

• Puheenjohtaja kiitti osallistujia aktiivisesta osallistumisesta ja päätti kokouksen klo 20.05.

Antero Vartiainen                                                        Heikki Vartiainen

Puheenjohtaja                                                              Sihteeri

Pöytäkirja ladattavissa tästä linkistä!