1 § Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Vartiaiset ry ja sen kotipaikka on Helsinki.
Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuseura.
2 § Tarkoitus ja toimintamuodot
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää Vartiaisten vaiheita ja historiaa, vaalia niihin liittyviä perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsenten keskuudessa sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura mahdollisuuksiensa mukaan:
- järjestää sukukokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita niihin verrattavia tilaisuuksia,
- suorittaa ja tukee suku- ja henkilöhistoriallista tutkimustoimintaa,
- kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta sekä jakaa tutkimus- ja perinnetietoa,
- harjoittaa seuran tarkoituksen toteuttamista edistävää julkaisutoimintaa,
- toteuttaa yhteistyötä sukututkimus-, kotiseutu-, kaupunki- ja kyläyhdistysten sekä muiden tarpeellisten paikallisten, alueellisten ja valtakunnallisten yhteistyötahojen kanssa.
Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta sekä avustuksia, perustaa sukututkimus- ja muita rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Sukuseura voi omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.
Sukuseura ei harjoita elinkeinotoimintaa eikä sen tarkoituksena ole taloudellisen hyödyn tai voiton tuottaminen jäsenilleen Mahdollista ylijäämää ei jaeta jäsenille.
3 § Jäsenet
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä isän tai äidin puolelta Vartiaisiin kuuluva tai avioliiton kautta siihen liittynyt henkilö ja jokainen yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea sukuseuran tarkoitusta ja toimintaa.
Jäsenyys alkaa kun hallitus on hyväksynyt hakemuksen.
Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä seuran sukukokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut sukuseuran toimintaa.
4 § Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta sukuseuran kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa sukuseurasta jäsenen, jonka jäsenmaksu kuluvalta toimikaudelta on maksamatta tai on muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on sukuseuraan liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään sukuseurassa tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut sitä tai ei enää täytä laissa taikka sukuseuran säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5 § Jäsenmaksu ja jäsenoikeudet
Varsinaiselta jäseneltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruuden päättää varsinainen sukukokous.
9 § 1 momentin mukaisia etäosallistumisen muotoja käytettäessä äänioikeutta voivat käyttää ne jäsenet joiden henkilöllisyys pystytään tunnistamaan luotettavasti.
Sukuseuran verkkosivujen ylläpitäjä antaa jokaiselle jäsenelle hakemuksesta henkilökohtaiset käyttäjätunnukset sukuseuran ulkopuolisilta suljetuille jäsensivustoille sille ajalle, jolta jäsenmaksu on maksettu. Salasana vaihtuu vuosittain.
Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.
6 § Hallitus
Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu sukuseuran jäsenistä vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2 – 8 muuta varsinaista jäsentä sekä 0 – 8 varajäsentä.
Jäseniä valittaessa pyritään huomioimaan eri sukuhaarojen ja alueiden tasapuolinen edustus. Hallituksen toimikausi on sama kuin sukuseuran tilikausi.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuolelta sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus voi perustaa tarpeellisia työryhmiä tai toimikuntia.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.
Hallituksen kokouksiin voidaan osallistua tietoliikenneyhteyksien välityksellä.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai – varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Sukuseuran hallitus ylläpitää sukuseuran varsinaista jäsenluetteloa, johon merkitään vain jäsenen nimi ja kotipaikka.
Lisäksi sukuseuran hallitus ylläpitää osoiteluetteloa jäsenkirjeitä, jäsenlehteä ja jäsenmaksuseurantaa varten, sekä sukututkimustiedostoa sukukirjojen julkaisemista varten.
Hallitus vastaa siitä, että jäsenten ilmoittamat rajoitukset ja käyttökiellot huomioidaan kun sukututkimustiedostoon tallennettuja tietoja muokataan painotuotteisiin tai sukuseuran verkkosivuille.
Sukuseuran verkkosivujen jäsensivujen käyttää ja näiden sääntöjen 9 § mukaisten postitse tai tietoliikenneyhteyksien kautta tapahtuvia äänestyksiä varten hallitus ylläpitää erillisiä luetteloita, noudattaen Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita.
Hallitus huolehtii siitä että sukuseuran verkkosivuilla ovat ajantasaiset Jäsenrekisteriseloste ja Sukututkimusrekisteriseloste.
7 § Sukuseuran nimen kirjoittaminen
Sukuseuran nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, tai siihen hallituksen erikseen määräämä hallituksen jäsen, kaksi yhdessä.
8 § Tilikausi ja toiminnantarkastus
Sukuseuran tilikausi on 1.1.- 31.12.
Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kuukautta ennen varsinaista sukukokousta.
Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen sukukokousta hallitukselle.
9 § Sukuseuran kokoukset
Sukuseuran kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai sukukokouksen niin päättäessä myös postitse, taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.
Sukuseuran vuosikokouksena on varsinainen sukukokous, joka pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä huhti — syyskuun aikana.
Ylimääräinen sukukokous pidetään, kun sukuseuran sukukokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) sukuseuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Sukuseuran sukukokouksessa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni.
Sukukokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä.
Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
10 § Sukuseuran kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava sukuseuran kokoukset koolle viimeistään kolmekymmentä (30) vuorokautta ennen kokousta sukuseuran jäsenlehdessä Vartiaisten Viestissä paperimuodossa ja lehden verkkoversiossa.
11 § Varsinainen sukukokous
Sukuseuran varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilikausittain tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksujen suuruudet seuraavaksi toimikaudeksi
8. päätetään hallitukseen valittavien varsinaisten jäsenten ja varajäsenten lukumäärästä
9. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet ja mahdolliset varajäsenet
10. valitaan toiminnantarkastaja ja tälle varahenkilö seuraavaksi toimikaudeksi
11. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli sukuseuran jäsen haluaa saada jonkin asian sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
12 § Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja sukuseuran purkamisesta on tehtävä sukuseuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosaa (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamista tai sukuseuran purkamista koskevan asian esillä otosta.
Sukuseuran purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi käytetään sukuseuran varat sen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Arkisto luovutetaan suvun kanta-alueella sellaiseen julkiseen arkistoon jonka voidaan olettaa tukevan suku- ja henkilöhistoriallista tutkimustyötä.
Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.
13 § Yhdistyslain noudattaminen
Kaikessa muussa noudatetaan yhdistyslain voimassa olevia määräyksiä.