Henkilötietolaki (523/99) 10 §, Laatimispäiväys 10.2.2010, Päivitetty: 25.1.2014
1. Rekisterinpitäjä
Vartiaiset ry
Yhteystiedot: Vartiaiset ry c/o Sukuseurojen Keskusliitto, Sokerilinnantie 7 E, 02600 Espoo
Varapuheenjohtaja Tapio Vartiainen
Yhteystiedot: Hiidentaival 9, 37120 Nokia
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Jäsenrekisterihoitaja Lauri Vartiainen
Yhteystiedot: Hedelmäkuja 8, 02710 Espoo
3. Rekisterin nimi
Vartiaiset ry:n jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenten nimet, syntymäajat, -paikat, osoitteet, kotipaikat, sukuhaarat, puhelin- ja sähköpostitiedot sekä jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot ja jäsenmaksu- sekä karhuamistiedot.
Jäsenryhmät yhdistyksen sääntöjen mukaan kuten kunniajäsenet, ainaisjäsenet, varsinaiset jäsenet ja muut yhdistyksen päättämät tarpeelliset tiedot.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Jäseniltä, heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot. Kirjanpidosta saadut tiedot jäsenmaksujen ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan vain seuran hallituksen jäsenille taikka hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Vain sukuseuran jäsenasioista vastaavalla henkilöllä on rekisteriin pääsyoikeus atk:lla talletettuihin tietoihin sekä oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja.
Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.